Cum reducem costurile de gestionare a flotei auto

Traim in secolul vitezei. Cand vine insa vorba despre transport, ne dorim nu doar solutii rapide, ci si economice, fiabile, avantajoase pe termen lung.

Pentru companiile ce detin propria flota auto, costurile de administrare nu sunt deloc neglijabile si, mai important, pot deveni apasatoare pe termen lung. In cazul achizitiei unui autoturism, deprecierea, carburantul, anvelopele, intretinerea, taxele, asigurarea – toate, impreuna, exercita presiuni asupra bugetului companiei. De aceea, tot mai multe firme – incepand cu marile organizatii, care au flote auto pe masura, dar si politici clare de optimizare a costurilor – au cautat solutii care sa le permita exploatarea la parametri optimi a masinilor fara a fi nevoie sa le cumpere; respectiv, leasingul operational. Acest domeniu a prins in mod deosebit aripi odata cu declansarea crizei economice, cand dificultatile financiare au silit companiile sa taie bugete si sa gaseasca alternative mai convenabile.

Stim cat ne costa o masina?

Orice solutie ar alege administratorii de flote pentru gestionarea costurilor, au intotdeauna in vedere indicatorul numit TCO (Total Cost of Ownership) – “costul total de detinere”, adica suma tuturor cheltuielilor pe care le implica posesia si utilizarea unei masini. Bineinteles, companiile cauta vehicule cu un TCO cat mai scazut, nu neaparat un cost de achizitie redus sau rate lunare reduse. La randul lor, firmele de leasing operational le pot consilia, gratie experientei in domeniu, cum sa optimizeze costurile auto in timpul exploatarii masinilor. Concret, cum sa intretina si utilizeze fiecare autoturism astfel incat beneficiile sa depaseasca intr-o proportie cat mai mare investitia.

Cum in ecuatia generala carburantul reprezinta doar o mica parte, iar pretul petrolului a oscilat puternic in ultimii ani, asadar nu poate fi estimat cu acuratete, rezulta ca altele sunt parghiile prin care trebuie sa actionam pentru a tine costurile sub control. Iata recomandarile noastre:

Leasingul operational

In timp ce, in vestul Europei, leasingul operational atrage intre 30% si 75% din segmentul corporativ, in Romania, aceasta piata a demarat abia acum cativa ani si reprezinta, inca, o noutate pentru multe companii autohtone, avand, asadar, mare potential de dezvoltare. Cum era de asteptat, firmele mari au dat startul in acest domeniu si in tara noastra.

De ce leasing operational? Fiindca aceste servicii ofera importante avantaje financiare si logistice:

scad costurile aferente flotei auto – in medie, cu 10-20%, conform estimarilor profesionistilor din domeniu. In plus, se exclud pierderile generate de diferenta dintre valoarea de achizitie si cea de revanzare;
bugetare facila, gratie ratei lunare fixe, care acopera toate serviciile necesare, precum cele de intretinere, asigurarile, asistenta pentru sofer si vehicul etc. Fara costuri neprevazute!
control mai bun asupra lichiditatilor;
optimizarea activitatii in plan operational – in special pentru companiile cu flote auto extinse, care trebuie sa-si schimbe frecvent vehiculele, pentru activitati de vanzare sau de teren, de pilda;
asistenta permanenta – atunci cand se defecteaza vreo masina, aceasta este inlocuita;
motivarea angajatilor in pozitii-cheie prin includerea unei masini in pachetul salarial;
eficientizarea activitatii personalului administrativ – compania de leasing operational se ocupa de taxele de inmatriculare si talonul auto, RCA, rovinieta, CASCO, supervizarea lucrarilor de service si documentatia aferenta;
consultanta pentru optimizarea costurilor auto, din experienta profesionistilor in domeniul leasingului operational.

Alegeti masinile potrivite

Este important sa va alegeti masinile in functie de specificul activitatii pe care o desfasurati, de nevoile afacerii dvs. si ale angajatilor care vor utiliza autoturismele respective. Chiar daca preferati un anumit brand, consultantul de la firma de leasing operational va poate propune variante mai fiabile, mai performante si mai economice pe termen lung. De exemplu, un anumit brand poate avea costuri de intretinere mai mici decat altul. De obicei, un cost mic de achizitie nu implica si un TCO redus, acesta avand impact si asupra valorii reziduale. Asadar, fiti deschisi la optiuni si cantariti cu atentie toate alternativele!

De asemenea, este important sa estimati cat mai fidel rulajul autoturismului pe care urmeaza sa-l utilizati pentru a alege modelul in consecinta. Pe piata de leasing operational din Romania, in topul preferintelor se afla Dacia–Renault si Volkswagen-Audi-Skoda-Seat, urmate de Ford si Toyota.

Schimbati masinile la timp

Intrucat, dupa un anumit rulaj, costurile de exploatare a autoturismelor cresc semnificativ, este important sa le inlocuiti la momentul oportun. Nu amanati in speranta de a face economie! Pe termen mediu si lung, puteti pierde mult mai mult.

Utilizati carduri de combustibil – pentru o alimentare rapida si o plata eficienta, usor de controlat si fara batai de cap. In prezent, numeroase lanturi de benzinarii ofera astfel de solutii de plata, aveti de unde alege.

Creati-va propria “politica auto”

Definiti reguli clare privind utilizarea vehiculelor de serviciu de catre angajati. Aceasta ar trebui sa tina seama deopotriva de politica generala si de cultura organizationala a companiei, sa specifice grila de autovehicule disponibile – marcile, modelele, durata de utilizare si kilometrajul aferent, si, foarte important, sa mentioneze conditiile de utilizare a acestora.

Desigur, nu este suficient sa redactati un regulament; trebuie sa si vegheati la implementarea si respectarea lui in mod sistematic. In acest sens, departamentul HR al companiei poate demara o campanie interna de comunicare care sa promoveze o atitudine proactiva si responsabila in randul personalului care utilizeaza masinile firmei. Numeroase companii obisnuiesc sa ofere angajatilor in pozitii-cheie si un autoturism, ca parte din pachetul salarial; asadar, masina poate reprezenta un factor de motivare.

Telematica

Sistemele avansate de monitorizare pentru flote auto nu doar contribuie la optimizarea costurilor, dar cresc si gradul de siguranta in trafic. Implementarea acestora implica, desigur, unele costuri, insa pe termen lung se justifica pe deplin.

Este posibil sa intampinati o rezistenta la schimbare in randul angajatilor-soferi, nu toti fiind entuziasmati de ideea ca vor fi monitorizati, dar asta nu trebuie sa va descurajeze sa insistati asupra procesului de educare si perfectionare a personalului in sensul in care doriti sa va dezvoltati afacerea.

Tehnologia ne ajuta

La dezideratele economice contribuie si progresele tehnologice, vizibile la modelele auto recente. Exista acum numeroase sisteme care evalueaza stilul de conducere si faciliteaza reducerea costurilor. Masinile moderne dispun de sisteme de asistare economice si, in acelasi timp, ecologice. Un exemplu in acest sens este functia Start/Stop, care opreste temporar functionarea motorului in momentul stationarilor scurte (de pilda, la semafor), reducand astfel substantial consumul de combustibil si emisiile de CO2.

Totodata, modelele auto noi permit soferului sa aleaga functii presetate, precum Sport sau Eco, care influenteaza atat flexibilitatea in deplasare, cat si costurile de exploatare a masinii. Functia Eco, de pilda, anunta soferul cand este momentul propice pentru schimbarea treptei de viteza sau cum trebuie actionata pedala de acceleratie.

Unele astfel de sisteme asigura inclusiv evaluarea stilului de condus al soferului, oferindu-i, la finalul parcursului, un anumit numar de puncte sau un calificativ, in functie de comportamentul la volan, ceea ce poate constitui motiv de bonificatie.

Conducerea defensiva si economica

Incurajarea unui comportament responsabil la volan in randul angajatilor-soferi este esential deopotriva din punct de vedere al sigurantei si al costurilor. Dintre actiunile care depind de sofer, o buna cunoastere a autoturismului, prudenta la volan si utilizarea cu chibzuinta a pedalelor de acceleratie si frana sunt printre cei mai importanti factori cu efecte inclusiv in plan financiar. Un stil agresiv de conducere, cu accelerari si franari bruste, mai ales pe distante scurte (intre semafoare), reprezinta un factor de stres si pericol in trafic si, nu in ultimul rand, creste costurile de intretinere, determinand uzura prematura a placutelor de frana si un consum mai mare de carburant. Cunoasterea parametrilor optimi de functionare a motorului permite schimbarea treptelor de viteza la turatii optime; nici subturarea, nici supraturarea motorului nu sunt indicate, ambele implicand un consum mai mare de resurse. Nu in ultimul rand, adaptarea vitezei la conditiile meteorologice si anticiparea actiunilor din trafic sunt, de asemenea, utile, atat in traficul urban, cat si in afara localitatilor.

Leasingul operational in Romania anului 2015

La finalul anului 2014, piata de leasing operational din Romania inregistra un numar de peste 49.200 de unitati si un volum cu 14,4% mai mare decatt in aceeasi perioada din 2013. Anul trecut, companiile de profil au inmatriculat aproape 80.000 de autoturisme si autovehicule comerciale usoare noi.

In primul trimestru al acestui an, numarul de masini administrate in leasing operational a depasit numarul de 50.000 de unitati, in crestere cu 16% fata de aceasi perioada a anului trecut. In primele trei luni ale anului, conform informatiilor furnizate de Asociatia Societatilor de Leasing Operational, au fost inmatriculate peste 2500 de autovehicule, reprezentand 15% din totatul inmatricularilor noi.

Mai multe informatii despre acest subiect puteti afla din linkurile de mai jos: